BGH · NotZ 13/76 vom 21.03.1977

2024 031 Nachschlagewerk: ja BGHZ:____________ia BNotO § 515 DONot § 21 Die LandesjustizVerwaltungen brauchen derzeit einem Notar noch keine Erlaubnis zu erteilen, abweichend von § 21 DONot mikroverfilmte Nebenakten vor Ablauf der Siebenjahresfrist zu vernichten« Das demnächstige Inkrafttreten des § 299 a ZPO gibt aber den Landesjustizverwaltungen Anlaß zu prUfen, ob eine entsprechende Änderung von § 21 DONot geboten ist* BGH, Beschl. v. 21. März 1977 - NotZ 13/76 - OLG Köln BUNDESGERICHTSHOF «„tz n/76 BESCHLUSS in dem Verfahren desNotars Prof. Dr. Alexander* k »■■ialleeW. BHIBB GflBM » Antragstellers und Beschwerdeführers, Verfahrensbevollmächtigte s Rechtsanwälte Dr*_ hp, und gegen den Justizminister Westfalen des Landes N o r d r h ‘Platz Antragsgegner und Beschwerdegegner J - 2 Der Bundesgerichtshof, Senat für Notarsachen, hat am 21. März 1977 durch den Vorsitzenden Richter Dr. Vogt, die Richter Börtzler und Dr. Girisch sowie die Notare Dr. Becker und Dittmar beschlossen: Die sofortige Beschwerde des Antragstellers gegen den Beschluß des Oberlandesgerichts Köln - Senat für Notarangelegenheiten - vom 15. Juni 1976 wird zurückgewiesen. Der Antragsteller hat die Kosten des Rechtsmittels zu tragen und dem Antragsgegner die Auslagen zu erstatten, die diesem im zweiten Rechtszug notwendig entstanden sind. Der Geschäftswert wird auf 10.000 DM festgesetzt. Gründe : I. Der Antragsteller ist seit 1931 Notar in Bad Godesberg. 1972 wurde anläßlich einer Geschäftsprüfung bei ihm festgestellt, daß er die notariellen Nebenakten (§ 21 DONot) vor Ablauf von sieben Jahren zu vernichten pflegte, nachdem er sie zuvor im Wege der Mikroverfilmung auf Dokumentenfilm aufgenommen hatte ("Ersatzverfilmung"). Zwischen den beiden Streitsteilen und der Rheinischen Notarkammer entspann sich dann ein schriftlicher Meinungsaustausch darüber, ob ein solches Verfahren überhaupt zulässig sowie ob es zweckmäßig und wünschenswert oder ob es nachteilig und deswegen abzulehnen sei. Mit Schriftsatz vom 28. Juli 1975 suchte schließlich der Antragsteller um die Erlaubnis nach, mikroverfilmte Nebenakten vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist des § 21 Abs. 3 DONot zu vernichten. t Mit Erlaß vom 28. August 1975 lehnte der Antragsgegner diesen Antrag ab. Hiergegen suchte der Antragsteller rechtzeitig um gerichtliche Entscheidung nach. Er begehrte, unter Aufhebung des Erlasses vom 28. August 1975 1. festzustellen, daß der Antragsteller nach Mikroverfilmung der in § 21 DONot auf geführten Vorgänge und Aufbewahrung dieser Mikrofilme zur Vernichtung der Vorgänge berechtigt sei, 2. hilfsweise den Antragsgegner zu verpflichten, dem Antragsteller zu gestatten, mikroverfilmte Nebenakten vor Ablauf der Frist des § 21 Abs. 3 DONot zu vernichten. Das Oberlandesgericht hat mit dem angefochtenen i Beschluß den Antrag auf gerichtliche Entscheidung zurückgewiesen. Hiergegen richtet sich die sofortige Beschwerde des Antragstellers. J II. Die Beschwerde hat keinen Erfolg. 1• Ein Notar ist Träger eines öffentlichen Amtes (§ 1 BNotO). Als solcher untersteht er der Aufsicht bestimmter Behörden, deren oberste die LandesJustizverwaltung ist (§ 92 BNotO). Es bedarf keiner gesetzlichen Regelung, welche Akten die Notare zu führen haben und in welcher Weise das zu geschehen hat. Vielmehr können darüber die LandesJustizverwaltungen im Rahmen ihrer Organisationsgewalt nach pflichtmäßigem Ermessen den Notaren die erforderlichen Weisungen erteilen. Davon gehen die §§ 43 und 31 BNotO aus, die für bestimmte Fälle Vorschriften über die Verwahrung und die Vernichtung von Notariatsakten enthalten. Mit diesen Erwägungen steht der § 21 der von den Landes Justizverwaltungen bundeseinheitlich vereinbarten und in den maßgebenden Amtsblättern verkündeten "Dienstordnung für Notare (DONot)" im Einklang. Darin ist bestimmt, daß "die nicht zur Urkundensammlung zu nehmenden Schriftstücke, z.B. Schriftwechsel mit den Beteiligten sowie mit den Gerichten und Behörden", auch soweit sie Urkundsgeschäfte oder andere Amtsgeschäfte des Notars betreffen, als sog. "Nebenakten" in Blatt Sammlungen für Jede einzelne Angelegenheit oder in Sammelakten aufzubewahren sind, sowie daß diese Blattsammlungen und Sammelakten, von bestimmten Ausnahmen abgesehen, nach sieben Jahren - also nicht früher -vernichtet werden dürfen. V An die DONot, auch an ihren § 21, sind die Notare gebunden. Sie dürfen sich nicht von sich aus darüber hinwegsetzen. 2. Daß beim Erlaß der DONot die Landes Justizverwaltungen unter den nach § 21 der Vorschrift in "Nebenakten" (BlattSammlungen oder Sammelakten) aufzubewahrenden "Schriftstücken" die Urschriften der betreffenden Schriftstücke (oder - bei vom Notar abgesandten Briefen - deren Originalkopien oder -ablichtungen) verstanden haben, kann nach Wortlaut und Sinn der Vorschrift nicht zweifelhaft sein. Die Landes Justizverwaltungen im allgemeinen und der Antragsgegner im besonderen halten aber auch Jetzt noch daran fest, daß - selbst nach der Jedem Notar freigestellten "Ersatzverfilmung", d.h. der Aufnahme auf Mikrofilme, der betreffenden Schriftstücke - die Urschriften dieser Schriftstücke in den Nebenakten bis zu dem Ablauf der siebenjährigen Verwahrungsdauer aufzubewahren sind. 3. Die Frist, nach deren Ablauf "Nebenakten" vernichtet werden dürfen, ist nicht gesetzlich festgelegt. Nach dem Gesetz kann der Antragsgegner den einzelnen Notaren genehmigen, diese Vernichtung unter bestimmten Voraussetzungen unabhängig von einer bestimmten Frist vorzunehmen. a) Durch die DONot hat aber der Antragsgegner, ebenso wie die anderen Landes Justizverwaltungen, sein Ermessen gebunden. Er kann davon weder zu dem Nachteil noch zu dem Vorteil eines einzelnen Notars abweichen, wenn und soweit er die Regelung allgemein beibehalten will. Ob sich der Antrags gegner durch die bundeseinheitliche Vereinbarung der Vorschrift den Landesjustizverwaltungen der übrigen Länder J gegenüber vertraglich verpflichtet hat, nicht einseitig von einer Einzelbestimmung der DONot abzuweichen, braucht hier nicht untersucht zu werden. Im Verhältnis zu den Notaren seines Landes kann und muß der Antragsgegner die DONot in einer Weise auslegen und anwenden, daß damit den Interessen der Rechtspflege, darunter auch den Interessen der beteiligten Notare, zufriedenstellend gedient wird, ohne daß die ursprünglich mit der Vorschrift ins Auge gefaßten Absichten und Zwecke vereitelt oder gefährdet werden. Die dann hiernach für angemessen gehaltene Regelung muß der Antragsgegner allen Notaren seines Landes gegenüber gleichmäßig gelten lassen. Bisher hat er keinem Notar gestattet und kein Notar außer dem Antragsteller hat bisher auch den Antrag gestellt, die Nebenakten schon vor Ablauf von sieben Jahren vernichten zu dürfen, sofern er sie zuvor im Wege der Mikroverfilmung auf Dokumentenpapier aufgenommen habe. b) Die gesetzliche Ermächtigung der Landes Justizverwaltung, die Vernichtung von Notariatsakten zu regeln (§51 Abs. 5 Satz 1 BNotO), verfolgt den Zweck, es der Landesjustizverwaltung als oberster Aufsichtsbehörde zu ermöglichen, die Notare ihre Akten in einer Weise führen und auf eine solche Dauer instand halten und aufbewahren zu lassen, daß den Interessen der Rechtspflege gut gedient wird. Die Landes Justizverwaltung hat hierbei nach ihrem pflichtmäßigen Ermessen zu befinden. Würde sie aber an die Notare oder an einen einzelnen Notar Anforderungen stellen, die sich mit vernünftigen Erwägungen nicht mehr rechtfertigen lassen, so würde sie von ihrem Ermessen in einer dem Zweck der Ermächtigung nicht entsprechenden Weise Gebrauch machen. Die Frage ist, ob das Verlangen an einen Notar sinnlos ist, daß er seine Nebenakten in bereits abgeschlossenen Angelegenheiten auch dann noch auf sieben Jahre aufbewahrt, nachdem er den gesamten Akteninhalt im Wege der Mikroverfilmung auf Dokumentenfilm aufgenommen hat und diesen Film zuverlässig in einem feuersicheren Panzerschrank auf bewahrt. Es spricht einiges für die Meinung, daß nach einer solchen "Ersatzverfilmung" der einzelnen Nebenakten von deren weiterer Aufbewahrung in der Regel kein ins Gewicht fallender Vorteil mehr zu erwarten sei. Zutreffend haben aber der Antragsgegner und das Oberlandesgericht dargelegt, daß die Nebenakten auch noch nach dem Ablauf der regelmäßigen PrüfungsZeiträume (§32 Abs. 1 DONot) den Aufsichtsbehörden und auch den an den Jeweiligen Geschäften Beteiligten Aufschlüsse geben können und deswegen für eine gewisse, wenn auch nicht sehr lange »Zeit zur Verfügung gehalten werden sollen. Es läßt sich auch nach den bisherigen Erfahrungen nicht. Jedenfalls noch nicht, mit Sicherheit sagen, daß den Mikrofilmen die wünschenswerten Aufschlüsse in Jedem Falle mit derselben Zuverlässigkeit entnommen werden könnten wie den Nebenakten selbst (z.B. wenn der Verdacht einer Urkundenfälschung zu klären ist). J Die DONot ist, wie schon erwähnt, von den Landes-• Justizverwaltungen bundeseinheitlich vereinbart worden, und zwar aufgrund eingehender Überlegungen und Erörterungen. Manche ihrer Bestimmungen, z.B. über die Dauer der in ihrem § 21 Abs. 3 bestimmten Aufbewahrungsfrist, sind einem Kompromiß entsprungen. Die DONot ist, ebenfalls Jeweils bundeseinheitlich, wiederholt geändert worden. Einen Anlaß, Nebenakten nach ihrer Ersatzverfilmung von der Vorschrift des § 21 Abs. 3 auszunehmen, haben die Landes-<0 Justizverwaltungen bisher nicht gefunden. (Vgl. zu allem Seybold/Hornig BNotO 5. Aufl. S. 776/777). Dabei sind die Landesjustizverwaltungen im allgemeinen und der Antragsgegner im besonderen durchaus bereit, den Notaren vom Wortlaut der DONot Ausnahmen zu bewilligen. Das geht z.B. daraus hervor, daß nach dem übereinstimmenden Vortrag beider Beteiligten der Antragsgegner einem Notar gestattet hat, sein Verwahrungsbuch und sein Massenbuch abweichend von den Vorschriften der §§ 7, 13 und 14 DONot mittels Datenverarbeitung über ein Fernbuchungszentrum zu führen. ,, c) Der Senat hat noch die folgenden Umstände erwogen: Kt* Der Bundesgesetzgeber hat mit Gesetz vom 2. August 1965 (BGBl 1 665) durch Neueinführung des § 44 a HGB und des § 162 Abs. 8 RAO im Bereich des Handelsund Steuerrechts unter gewissen Voraussetzungen die Aufbewahrung von Handelsbriefen, Buchungsbelegen und ähnlichen Unterlagen in Form der verkleinerten Wiedergabe auf einem Bildträger (die sog. Ersatzverfilmung auf Mikrofilm) zugelassen. Weiter wird durch Art. 1 Nr. 30 des Gesetzes vom 3. Dezember 1976 (der "Vereinfachungsnovelle", BGBl I 3281, 3286) mit Wir- kung ab 1. Juli 1977 der Zivilprozeßordnung ein neuer § 299 a eingefügt. Durch ihn wird die Erteilung von Ausfertigungen, Auszügen und Abschriften aus mikroverfilmten Prozeßakten allgemein zugelassen, sofern der schriftliche Nachweis darüber vorliegt, daß die Wiedergabe mit der Urschrift übereinstimmt. Diese Vorschrift betrifft die Aktenführung der Gerichte, also von Amtsstellen Jedenfalls nicht geringerer Bedeutung als denen der Notare. Die in diesen Gerichtsakten enthaltenen Schriftstücke stehen denjenigen, die in den Nebenakten der Notare zusammengefaßt sind, ihrer Bedeutung nach sicherlich nicht nach. Die Tatsache, daß der Bundesgesetzgeber diese neue Vorschrift für geboten gehalten hat, und die Gründe, die ihn dazu veranlaßt haben, müssen nunmehr von dem Antragsgegner, möglichst im Einvernehmen mit den übrigen Landesjustizverwaltungen, daraufhin gewürdigt werden, ob und in welcher Weise sie zu einer Änderung des § 21 DONot Anlaß geben. Dabei wird auch zu prüfen sein, wie bei mikroverfilmten Nebenakten der Notare die Anfertigung von lesbaren Ausfertigungen oder Abschriften auf Anforderung der Aufsichtsbehörde oder eines einsichtsbefugten Beteiligten, und zwar unter Sicherstellung des HNachweises, daß die Wiedergabe mit der Urschrift über-einstimmt", gewährleistet werden kann. Für die hiernach erforderlichen Überlegungen und Maßnahmen muß den Landesjustizverwaltungen eine angemessene Zeit über das Inkrafttreten des neuen § 299 a ZPO (1. Juli 1977) hinaus eingeräumt werden. J 4. Nach allem kann jedenfalls gegenwärtig noch nicht gesagt werden, daß der Antragsgegner von seinem Ermessen in einer dem Zweck der gesetzlichen Ermächtigung nicht entsprechenden Weise Gebrauch mache, wenn er auch für den Fall keine Ausnahme von der Einhaltung der Verwahrungsfrist gemäß § 21 Abs. 3 DONot zuläßt, daß ein Notar seine Nebenakten im Wege der Ersatzverfilmung auf Dokumentenfilm auf genommen hat. Deswegen kann auch hier dem Antragsgegner nicht vorgeworfen werden, sein ablehnender Erlaß vom 28. August 1975 beruhe auf einem Ermessensfehler oder sei sonst rechtswidrig. Vogt Börtzler Girisch Becker Dittmar