Mahnung schreiben - Vorlage & Muster

Musterschreiben für Mahnungen als Wordvorlage finden Sie am Ende der Seite

Definition Mahnung

Eine Mahnung ist die eindeutige und bestimme Aufforderung an den Schuldner, die Leistung zu erbringen. Zweck der Mahnung ist es, den Schuldner einerseits zur Leistungserbringung aufzufordern, andererseits aber auch das Inverzugsetzen des Schuldners. Kommt der Schuldner der Mahnung nämlich nicht nach, so gerät er durch die Mahnung grundsätzlich in Verzug (vgl. § 286 Abs. 1 BGB). Nach Eintritt des Verzuges sind erforderliche Kosten der Rechtsverfolgung wie Rechtsanwaltskosten nach § 288 BGB als Verzugsschaden zu ersetzen. Darüber hinaus können Sie Verzugszinsen verlangen. Gegenüber Unternehmen kann der Gläubiger nach § 288 Abs. 5 BGB außerdem eine Verzugspauschale von 40 € vom Schuldner verlangen.

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Ziel der Mahnung ist es, zustehende Gelder möglichst zeitnah einzutreiben, denn unerfüllte Forderungen schränken den Gläubiger in dessen Liquidität ein.

Mahnung entbehrlich?

Zweck der Mahnung ist das grundsätzlich Inverzugsetzen des Schuldners. Gerät der Schuldner mit der geschuldeten Leistung, also etwa dem Zahlen einer Rechnung, in Verzug, so werden auch die Rechtsfolgen des Verzuges herbeigeführt. Dann haftet der Schuldner für den Schaden, der dem Gläubiger durch den Verzug, also gerade durch die verspätete Leistung entsteht. Ebenso kann der Gläubiger vom Vertrag zurücktreten o.Ä. Es gibt auch Fälle, in denen der Schuldner, auch ohne zuvor gemahnt worden zu sein, quasi automatisch durch das Gesetz in Verzug kommt. Das ist der Fall, wenn

• die Leistungszeit als Datum bestimmt ist (z.B.: 03.08.2020);
• die Leistungszeit kalendermäßig bestimmbar ist (z.B. dritter Werktag im Monat);
• der Schuldner die Leistung ernsthaft und endgültig verweigert hat;
• besondere Gründe unter Abwägung der beiderseitigen Interessen den sofortigen Eintritt des Verzuges rechtfertigen (z.B. unachtsames Wegfahren ohne Zahlung an Tankstelle, ggf. Fälle der Selbstmahnung durch Zahlungsanküdigung). In diesen Fällen bedarf es keiner Mahnung. Sie können beispielsweise direkt einen Rechtsanwalt mit dem Inkasso beauftragen. Die hierdurch entstehenden Kosten hat der Schuldner als Schaden nach § 288 Abs. 4 BGB zu ersetzen.

Beachtenswertes beim Schreiben einer Mahnung

Die Mahnung muss dem Schuldner zugehen. Zugehen bedeutet, dass die Erklärung in den Machtbereich des Empfängers (E-Mail-Postfach, Briefkasten, Faxeingang) gelangt und dieser unter gewöhnlichen Umständen davon Kenntnis nehmen kann. Die Forderung muss dabei klar bestimmt sein, z.b. mit einem Verweis auf die Rechnungsnummer oder sonstige Umstände, die es dem Schuldner ermöglichen, die Forderung eindeutig zuzuordnen.

Bestehen auch nur geringe Zweifel, dass der Schuldner den Zugang abstreitet, sollten Sie die Mahnung beweisfest übermitteln. Hierzu gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Mahnung per Gerichtsvollzieher

Am sichersten ist die Zustellung per Gerichtsvollzieher. Dieser fertigt eine Kopie Ihres Schreibens zu Dokumentationszwecken an und bestätigt die Übergabe des Schreibens an den Schuldner. Ist der Schuldner nicht anwesend, wird der Gerichtsvollzieher den Brief in den Briefkasten des Schuldners legen und dies dokumentieren. Auch dies bewirkt grundsätzlich eine Zustellung.

Mahnung per Bote

Wohnt der Schuldner in Ihrer Nähe, so können Sie den Brief auch per Bote übermitteln. Bestreitet der Schuldner den Zugang des Schreibens, haben sie als Beweismittel den Boten als Zeugen. Vorsichtshalber sollte der Bote den Inhalt des Schreibens kennen und auch bestätigen können, dass das Schreiben in dem überbrachten Briefumschlag lag. Der Bote kann ebenfalls den Brief in den Briefkasten legen.

Mahnung per Einschreiben mit Rückschein

Auch das Mahnschreiben per Einschreiben mit Rückschein zuzusenden, ist recht sicher. Verweigert der Empfänger aber die Unterschrift, ist der Beweiswert des Einschreibens sehr eingeschränkt. Daher ist es meist vorteilhaft, ein gewöhnliches Einwurfeinschreiben zu versenden.

Mahnung per Fax

Haben Sie eine Faxnummer des Schuldners, die Sie beispielsweise auf der Homepage des Schuldners gefunden haben, können Sie auch auf diesem Wege mahnen. Der Sendebericht ist zwar kein Beweis für den Zugang. Der Schuldner muss aber im Einzelnen darlegen, weshalb das Fax trotzdem nicht in seinen Machtbereich gelangt ist. In der Praxis ist dies oft der einfachste und schnellste Weg, wenn man dem Anspruchsgegner nur ein wenig traut.

Mahnung per E-Mail

Ein Mahnschreiben per E-Mail zu senden, ist zulässig. Der Beweiswert ist allerdings gering. Etwas besser dürfte die Situation sein, wenn der Schuldner den Erhalt der E-Mail bestätigt hat. Insbesondere bei geringen Geldbeträgen und einer ersten Zahlungserinnerung kann die Mahnung als E-Mail verschickt werden, um so Portokosten zu sparen.

Mahnung per WhatsApp

Die Mahnung per WhatsApp zu senden, ist ebenfalls zulässig. Im Unterschied zur SMS gibt es manchmal eine Lesebestätigung (zwei blaue Häkchen). In diesem Fall können Sie sicher sein, dass der Schuldner die Nachricht empfangen hat. Die Lesebestätigung ist zwar keine Zugangsurkunde im engeren Sinne, muss aber als Augenscheinbeweis in einem Gerichtsverfahren als Beweismittel berücksichtigt werden. Der Beweiswert dürfte im Ergebnis besser sein als bei der Mahnung per E-Mail.

Hintergründe zum Zugang von Willenserklärungen über WhatsApp Nachrichten finden Sie in der Begründung des Urteils des LG Bonn v. 31.1.2020 - 17 O 323/19. Diese Grundsätze dürften ebenso für sog. rechtsgeschäftsähnliche Handlungen gelten, wie z.B. einer Mahnung.

Mahnung per SMS

Eine Mahnung ist nicht formbedürftig, sie können daher auch per SMS mahnen. Die SMS muss lediglich in den Machtbereich des Empfängers gelangen und unter gewöhnlichen Umständen zur Kenntnis genommen werden. Auf die tatsächliche Kenntnisnahme kommt es hingegen nicht an.

Mahnung per iMessage

Wie bei der Mahnung per SMS ist dies grundsätzlich zulässig. Mit etwas Glück haben Sie darüber hinaus noch eine Lese- oder Zugangsbestätigung. Diese Datei können Sie als Beweis des Augenscheins in einem Gerichtsverfahren nutzen.

Mahnen per Facebook

Ganz ähnlich wie bei Whatsapp kommt es auf die Lesebestätigung an. Liegt eine Lesebestätigung vor, kann dies als Augenscheinbeweis für die tatsächliche Kenntnisnahme gewertet werden. Es sollte beachtet werden, dass Facebook Nachrichten von Fremden teilweise aussondert und dem Empfänger nicht sofort anzeigt. Es kann daher nicht vorschnell von einer Zugangsvereitelung ausgegangen werden.

Die Mahnpauschale aus § 288 Abs. 5 BGB

§ 288 Abs. 5 BGB ermöglicht es Ihnen als Geldgläubiger, im Verzugsfall Ihres Schuldners eine Mahnpauschale von 40 € zu erheben. Die Pauschale umfasst z.B. das erforderliche Porto und sonstige Aufwendungen.

Voraussetzungen für diese Mahnpauschale sind zum einen, dass es sich bei der Forderung um eine Entgeltforderung (z.B. Anspruch auf Zahlung von 120 €) handeln muss, zum anderen darf der Schuldner nicht als Verbraucher im Sinne des § 13 BGB einzustufen sein. Der Gläubiger kann sowohl Verbraucher als auch Unternehmer sein. Außerdem ist es erforderlich, dass der Schuldner sich „im Verzug“ befindet, d.h. er muss entweder gemahnt worden sein oder der Verzug muss automatisch eingetreten sein (siehe oben).

Nicht vorausgesetzt wird dagegen eine bestimmte Höhe der Entgeltforderung, d.h. sie kann auch weniger als 40 € betragen. Dies bedeutet, dass Sie selbst bei einer Forderung in Höhe von 1 € eine Mahnpauale von 40 € im Verzugsfalle erheben dürfen.

Sie dürfen einem säumigen Schuldner die Pauschale auch mehrfach in Rechnung stellen, wenn es sich bei der Forderung zum Beispiel um einzelne Abschlags- oder Ratenzahlungen handelt.

Benötigen Sie im Streitfall jedoch Hilfe durch einen Rechtsanwalt, so werden die Rechtsverfolungskosten auf diese 40 € Mahnpauschale angerechnet (§ 288 Abs. 5 S. 3 BGB).

Musterformulierung für die Mahnpauschale in Höhe von 40 €

Aufgrund des Zahlungsverzuges besteht außerdem ein Anspruch nach § 288 Abs. 5 S. 1 BGB auf eine Pauschale in Höhe von 40 €, die zu der geltend gemachten Forderung hinzukommt. Für die Zahlung dieser Pauschale gilt ebenfalls die gesetzte Zahlungsfrist.

Mit diesen Vorlagen können Sie eine Mahnung verfassen:

Nachfolgend finden Sie ein Muster, damit das Mahnung schreiben schneller und leichter gelingt.

Das müssen Sie beim Schreiben einer Mahnung beachten: Eine Mahnung ist jede eindeutige und bestimmte Aufforderung zur Leistungserbringung, mit der Sie als Gläubiger unzweideutig zum Ausdruck bringen, dass Sie die geschuldete Leistung – also beispielswiese die Zahlung einer Rechnung – verlangen.

• Der Zahlungsverzug muss klar benannt werden. Sie können auch ein neues Zahlungsziel festlegen.
• Aus der Mahnung muss der Bezug zur Originalrechnung klar hervorgehen.
• Zudem müssen die Rechnungsnummer, das ursprüngliche Fälligkeitsdatum sowie die offene Summe aufführen.

Ein fertiges Mahnschreiben kann dann wie folgt aussehen:

Muster Mahnschreiben für Unternehmen an andere Unternehmen

Musterschreiben Mahnung zum Download

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit Schreiben vom #Platzhalter-Datum# haben wir Ihnen eine Rechnung (Rechnungsnr. #Platzhalter-Rechnungsnummer#) übersandt. Bislang konnte der Eingang der dort ausgewiesenen Forderung nicht auf meinem Konto festgestellt werden.
Ich fordere Sie nunmehr auf, den Rechnungsbetrag bis spätestens zum #Platzhalter-Datum# zu überweisen.
Bei fruchtlosem Verstreichen der Frist werde ich einen Rechtsanwalt zur Durchsetzung der Forderung beauftragen. Hierdurch entstehen Ihnen vermeidbare Kosten.
Sollten Sie den Rechungsbetrag bereits überweisen haben, sehen Sie dieses Schreiben als gegenstandslos an.

Mit freundlichen Grüßen

Muster Mahnschreiben für Unternehmen an Privatperson

Musterschreiben Mahnung zum Download

Sehr geehrter Herr/Frau #Platzhalter-Name#

mit Schreiben vom #Platzhalter-Datum# haben wir Ihnen eine Rechnung (Rechnungsnr. #Platzhalter-Rechnungsnummer#) übersandt. Bislang konnte der Eingang der dort ausgewiesenen Forderung nicht auf meinem Konto festgestellt werden.

Ich fordere Sie nunmehr auf, den Rechnungsbetrag bis spätestens zum #Platzhalter-Datum# zu überweisen.
Bei fruchtlosem Verstreichen der Frist werde ich einen Rechtsanwalt zur Durchsetzung der Forderung beauftragen. Hierdurch entstehen Ihnen vermeidbare Kosten.
Sollten Sie den Rechungsbetrag bereits überweisen haben, sehen Sie dieses Schreiben als gegenstandslos an.

Mit freundlichen Grüßen

Musterschreiben Mahnung für Privatpersonen an Unternehmen

Musterschreiben Mahnung zum Download

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit Schreiben vom #Platzhalter-Datum# habe ich Ihnen eine Rechnung (ggf. Rechnungsnr. #Platzhalter-Rechnungsnummer#, sonst genau bezeichnen), übersandt. Bislang konnte der Eingang der dort ausgewiesenen Forderung nicht auf meinem Konto festgestellt werden.

Ich fordere Sie nunmehr auf, den Rechnungsbetrag bis spätestens zum #Platzhalter-Datum# zu überweisen.
Bei fruchtlosem Verstreichen der Frist werde ich einen Rechtsanwalt zur Durchsetzung der Forderung beauftragen. Hierdurch entstehen Ihnen vermeidbare Kosten.

Sollten Sie den Rechungsbetrag bereits überweisen haben, sehen Sie dieses Schreiben als gegenstandslos an.

Mit freundlichen Grüßen

Dieses Schreiben kann natürlich auch an Gesamtschuldner gerichtet sein (z.B. mehre Mieter in einem Mietvertrag).

Muster Mahnschreiben für Privatpersonen an andere Privatperson

Musterschreiben Mahnung zum Download

Sehr geehrter Herr/Frau #Platzhalter-Name#

bislang steht die Zahlung von #Platzhalter-Betrag# aus #Platzhalter-Forderung (Kaufvertrag, Miete, Dienstvertrag)# aus. Bislang konnte der Eingang dieser Forderung nicht auf meinem Konto festgestellt werden.

Ich fordere Sie nunmehr auf, den Rechnungsbetrag bis spätestens zum #Platzhalter-Datum# zu überweisen. Bei fruchtlosem Verstreichen der Frist werde ich einen Rechtsanwalt zur Durchsetzung der Forderung beauftragen. Hierdurch entstehen Ihnen vermeidbare Kosten.

Sollten Sie den Rechungsbetrag bereits überweisen haben, sehen Sie dieses Schreiben als gegenstandslos an.

Mit freundlichen Grüßen

Mahnbescheid

Der Mahnbescheid kann grundsätzlich auch ein Inverzugsetzen bewirken. Das Mahnverfahren, geregelt in §§ 688 ff. ZPO, ist jedoch nicht mit außergerichtlichen Mahnungen zu verwechseln. Auf einen Antrag auf Erlass einen Mahnbescheid ergeht nach einer Prüfung durch den Rechtspfleger in der Regel ein Mahnbescheid. Wird diesem durch den Schuldner nicht widersprochen, so kann ein Vollstreckungsbescheid beantragt werden. Mit dem Vollstreckungsbescheid kann nach Ablauf der Einspruchsfrist die Zwangsvollstreckung eingeleitet werden. Dies kann z.B. durch die Beauftragung eines Gerichtsvollziehers, durch Lohnpfändungen oder Pfändungen von Bankkonten durchgesetzt werden. Ein gerichtliches Mahnverfahren einer unmittelbaren Klageerhebung vorzuziehen, wenn davon auszugehen ist, dass der Schuldner die Forderung nicht ablehnt. Ein solches gerichtliches Mahnverfahren sollte im Regelfall erst dann eingeleitet werden, wenn bereits Verzug eingetreten ist, da ansonsten aufgrund § 93 ZPO eine nachteilige Kostenentscheidung eintreten kann.

Schuldner zahlt auf Mahnung nicht

Wenn der Schuldner trotz Mahnung nicht zahlt, müssen Sie die Forderung auf dem Rechtsweg durchsetzen. Vorab können Sie natürlich prüfen, ob Sie noch mit Gegenansprüchen aufrechnen können. Ansonsten empfiehlt es sich, nach Eintritt des Verzuges einen Rechtsanwalt zu beauftragen.

Lesen Sie alles rund um das Thema Verzugszinsen berechnen und was Sie sonst noch dazu wissen sollten.

Hierzu wird Sie gerne ein Anwalt in Ihrer Nähe beraten. Die Kosten richten sich ohne Vergütungsvereinbarung nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz. Die Gebühren sind abhängig vom Gegenstandswert. Dieser ist das wirtschaftliche Interesse an dem Anspruch, in diesem Fall also die Rechnungssumme. Die Kosten können Sie mit dem kostenlos zugänglichen Anwaltskostenrechner berechnen.